展示会出展にいくらかかる？費用相場や抑えるポイントは？

展示会への出展をお考えなら、費用面は悩みのタネではないでしょうか。せっかく出展するのであれば、少しでも多くの人の目に触れたいですよね。

そのためにはどのくらいかかるのか、他の企業はどのくらいかけるのか、そういった点も気になってくるでしょう。本記事では展示会への出展にかかる費用や相場、そして費用を抑えるポイントについてご紹介します。

どこにどのくらい費用をかけるか、逆にどこを抑えるか、明確化できるでしょう。展示会出展の準備に、この記事を参考にしてみてください。

展示場出展にかかる費用はどのくらい？何が必要？

展示場に出展する場合、細かく項目が分かれています。出展費用をきちんと把握し、自分たちに何が一番必要であるかを明確化しましょう。

展示費用の内訳について、相場と合わせてご紹介します。

出展料金

まず最初に上げるのは出展料金、わかりやすく言うと場所代です。展示会が実施される会場や主催社、自分たちのブーススペースの広さ、によって価格が変わってきます。

スペースの広さは1小間と呼ばれる、3ｍ✕3ｍが一般的です。イベントによってはこの1小間の広さが異なる場合もあるため、出展する際には確認するようにしましょう。

1小間あたり30～50万円が相場とされています。

ブースの施工や設備にかかる費用

ブースを確保したら、次は床や壁などの施工・設備が必要です。照明やコンセントを設置することがほとんどのため、電気工事も必須でしょう。

出展する展示会によっては、パッケージブースというものが用意されています。費用は抑えられる点はメリットですが、他社もパッケージブースを使用するなら同じようなブースになってしまい、差別化できないのがデメリットです。

パッケージブースを使用しない場合の費用相場は、出展料金と同じくらいと言われています。もちろん設備にこだわれば、出展料金を超えることもあります。

ブースのデザインや装飾にかかる費用

一番の集客効果を見込めるデザイン・装飾に力を入れたい企業も多いのではないでしょうか。デザイン・装飾に力を入れると費用が嵩みますが、抑えようとすると質素になってしまうため、加減が難しいところです。

デザイン・装飾を自分たちで行うか、業者に依頼するかの選択肢もあります。そのため相場も20～100万円と幅広くなっています。

集客費用

他社目的に展示会に来場している人だけでなく、自社目的での来場を促すための集客費も重要です。展示会開催前から開催中にかけて、展示会の存在を周知しておきたいところです。

その方法として自社ホームページやSNSに展示会の情報を掲載するだけでなく、顧客へメールや招待状を送るなどがあります。展示会に来場されている方へチラシ配布することも集客につながるため、チラシ制作も方法の1つです。

他にもブースに来てくれた方にノベルティを配ることもあります。これらの費用に3～15万円かかると見ておくといいでしょう。

また、最近では自社ホームページへの情報掲載だけでなく、展示会のためにスペシャルサイトを制作する企業も増えています。このスペシャルサイトを制作するのであれば、およそ30万円ほどかかるようです。

その他必要になる費用

上記以外にも、展示会のためにスタッフが必要になります。その人件費や交通費、場合によっては宿泊費もかかってきます。

また、展示会に持ち込む荷物の量によって運送費も必要です。

展示会の出展費用を抑えるには？

展示会に一回出展するだけで、最小スペースである1小間あたりで数十万から数百万かかることがわかりました。とはいえ、抑えられるのであれば少しでもコストは抑えたいところです。

ではどこを抑えれば良いのでしょうか。5つのポイントをご紹介します。

出展料が低い展示会を選ぶ

出展料は主催社や開催場所によって大きく変わってきます。人が集まりやすい主要都市で開催される大規模なものから、地方で開催される小規模なものまで多岐にわたります。

会場が小さかったり、行政が主催の展示会だと出展料が低く設定されていることが多いです。また、展示会によっては早期出展申し込み割引を実施しているものもあるので、それを利用することで出展料を抑えることができます。

補助金や助成金の活用

地域によっては行政がその地域の中小企業を対象に、補助金や助成金を支給している場合があります。条件や支給される時期など指定がありますが、対象に当てはまっていれば申請してみるのも良いでしょう。

ただ、補助金・助成金の情報について積極的に収集しなければなりません。申請期間であっても早期満員ということもありえますので、早めの行動が必要です。

設備やデザインをシンプルに

ブースをシンプルにしすぎるのも良くないですが、過度に装飾する必要もありません。自社のイメージを引き出せるようなものは残しつつ、シンプルな設備やデザインにすることで費用を抑えることができます。

他にも、次回の出展時に使用できるような装飾品にしたり、什器などはレンタルを活用するという方法もあります。

コストを抑えすぎてシンプルになりすぎる、自社をアピールしたくてコストがかかりすぎるなど、自分たちで対応するのが難しければプロに任せても良いでしょう。予算内でも自社の魅力を引き出せる、素敵なブースを提案してもらえますよ。

展示会のリピート出展

展示会に一回出展するだけでも多額の費用がかかるのに…と思うかもしれませんが、何度も出展することで企業にとって多くのメリットがあります。

装飾費用を抑えられる

前回出展したときに使用した装飾品を使用することで、装飾費用を削減することが可能です。会社のロゴが入っているようなものは、長期で使用することができるでしょう。

展示会に慣れる

何度も展示会に出展することで、最初のうちはわからなかったことやうまくできなかったことも、次に活かせるようになるでしょう。そうすればスムーズに対応できるようになり、スタッフの数を減らすことができるかもしれません。

展示会に慣れることで、必要なもの・不要なものの分類もしやすくなります。さらに手応えが感じられた展示会に絞ることも可能になるため、効率よく展示会に出展できるようなるでしょう。

認知度が上がる

何度か出展していくことで、自社の認知度を上げることができます。業界内で名前が広がれば、信頼感が生まれ、新規顧客獲得につなげられるかもしれません。

また、新規顧客獲得だけでなく、既存顧客とのコミュニケーションも定期的に取ることができ、良好な関係を築くことができます。

競合他社を理解できる

展示会へリピート出展している企業は多くあるでしょう。自社も出展することで、競合他社がどんなことをしているのか把握することができます。

それだけでなく、業界内の市場やブームなど、新しい情報を収集することができます。

以上のメリットから、長期的な目で見れば展示会出展への費用削減になる上、会社の利益にもつながってきます。

一部を内製化

出展する際に、すべてを業者に依頼するとなると高額になることは間違いありません。かといってすべて内製化にしてしまうと、自分たちではできないこともあれば、時間と人が足りなかった、ということになりかねません。

特に、装飾・デザイン面は一番費用を抑えられると思う方も多いでしょう。実際すべて内製化すれば、相場よりもかなり低い費用でできるはずです。

しかし、競合他社が業者に依頼して華やかなブースを制作していた場合、見栄えが劣ってしまうでしょう。せっかく提示会へ出展したのに、そのせいで集客を逃してしまっては意味がありません。

そこで、できる範囲で内製化し、業者に依頼する部分を減らすことで費用を抑えることができます。例えば、ポスターやPOPなどは内製化しやすいものになるでしょう。

内製化しすぎて失敗した、とならないためにもすべてを内製化しないことがポイントです。社内で制作できそうなものを対応し、ある程度は業者に依頼することをおすすめします。

展示会出展における注意点

展示会を成功させるために、注意点をご紹介します。

展示会はテーマに沿って開催されています。そこで出展する展示会が、自分たちの企業や商品、そして目的に合った展示会であるかはとても重要です。

そのテーマによって来場者が変わってきます。きちんと自分たちに合った展示会に申し込むようにしましょう。

また、展示会が終わってからの対応も重要です。自社ブースに来場された方へのアフターフォローも忘れずに行いましょう。

来場したことへのお礼や、資料をお送りするなどすることで、次につなげる可能性がありますよ。

展示会出展の費用相場｜まとめ

展示会に出展するときにかかる費用と相場、そして抑えるポイントについてご紹介しました。いかがでしょうか。

費用を抑えたいあまり、自社アピールが失敗することがないように気をつけましょう。この記事が展示会出展の成功に貢献できれば幸いです。