展示会場、どう選ぶ？会場選びが重要な理由とは

展示会を開催したいとなったとき、会場選びに悩む方も多いと思います。展示会はその会社の第一印象を決めると言っても過言ではないため、絶対に失敗したくないですよね。

展示会を開催する場所によって顧客満足度が変わってきたり、さらには会社のイメージに関わってくるため、会場選びは失敗できない重要なポイントです。

そこでこの記事では、展示会場の選び方について解説していきます。展示会を成功させるためにも、しっかりポイントを抑えて最適な会場を選ぶようにしましょう。

そもそも展示会を開催するメリットとは

ネット社会の今、ほしい情報はすべてすぐに得ることができます。そんな中で展示会を開催するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

数日で多くの顧客と接することができる

展示会を行うことで、短い期間で多くの顧客と対面で会うことができます。イベントの規模にもよって変わってきますが、大規模な展示会となれば1日で数万人の来場が見込めます。

さらに展示会まで足を運ぶ人たちは、その商品やサービスにかなり興味がある層となります。もちろん自分たちのブースがきちんとセッティングされていることや、呼び込みがしっかりされているという前提はありますが、多くの質の高い顧客にアプローチが可能です。

認知拡大が期待できる

上記の通り、イベントの規模によって変動はあれど、数日間の開催でかなりの来場者が見込まれる展示会。参加するだけでの多くの人の目に企業名が触れることになります。

他の企業目当てで来ていた人たちにも、知ってもらえるチャンスが多いと言えます。認知拡大が成功すれば、それだけでも展示会を開催した価値があったと言えるでしょう。

直接体験してもらえる

ホームページやパンフレットの情報だけでは伝えきれない情報を、展示会では直接感じてもらうことができます。商品であれば触れることができますし、サービスであってもより細かに伝えることができるでしょう。

こういった体験を通すことで、今まで検討段階だった顧客への一押しができるかもしれません。また、顧客からしても直接振れたり聞けたりすることは、展示会における最大の魅力ではないでしょうか。

既存クライアントとの関係向上が見込める

展示会では新規顧客の獲得が見込めることはもちろんですが、既存の顧客への影響もあります。展示会を行うことを事前にメール等でお伝えして招待することになると思いますが、その時点で連絡をすることが久しぶりになったという顧客もいるでしょう。

そういった顧客とのコンタクトを取る機会にもなりますし、新サービスや新商品を紹介することもできます。直接お話しすることで、先方のニーズを知ることができるかもしれません。

展示会場を選ぶ前に！開催する目的を明確にしよう

展示会は新規顧客にも既存顧客にもプラスの働きがあり、多くの企業が開催しています。しかし、展示会をする目的がきちんと定まっていなけれな、せっかく開催しても失敗することになるでしょう。

展示会の開催目的を明確にすることで、どんなニーズを持った人が来るかを想定することができます。来場者を想定できれば、その人たちが求める会場づくりをすることが可能です。

例えば新規顧客の獲得が目的なのか、既存顧客との交流を深めることが目的なのかで会場を選ぶ基準も大きく変わってくるでしょう。

そこでどんな展示会にするのか、なぜそのような展示会にしたいのかを決めることが重要です。もしその展示会が成功したら、次回開催するとき参考にすることもできます。

開催目的を明確にし、来場者のニーズに合った会場選びで展示会を成功させましょう。

展示会場の大きさ別の特徴

開催目的が明確になれば、どの程度の会場で開催すればいいかもわかるのではないでしょうか。展示会が開催される会場として、大中小の3タイプに分けることができます。

それぞれの特徴についてご紹介します。

大規模会場

来場者数万人が見込まれる大規模会場は、東京ビッグサイトや幕張メッセといった広い展示場です。そのため大きなものも展示することが可能です。

大規模会場にもなると知名度の高い展示会が開催されることも多く、そこに参加できればそれだけで会社の信頼性や知名度を高められるでしょう。さらに、参加する企業も多いため、市場調査にも役立ちます。

また、このような会場は飲食店などの設備が整っています。駅からも近く、駐車場も広いということが多いです。

中規模会場

多目的ホールといった会場は、業界や地域に特化したイベントにマッチしています。大規模会場ほどの集客はありませんが、その分ターゲットを絞り込んだ集客が見込めます。

また、展示会に初めて参加するという場合にもおすすめの規模感です。来場者が大規模会場よりも少ないからこそ、一人一人とゆっくり話せるというメリットがあります。

ホテルに併設されているようなホールもあり、立地の良い場所にある会場も多いです。

小規模会場

小規模な展示会を行う場合、レンタルスペースや貸会議室などを利用することが多いです。このくらいの規模感になると、複数の企業が集まった展示会というより一企業が独自で開催するパターンがほとんどです。

この規模感であれば、かなり自由に展示会を開催することができます。例えば、来場者を招待した人限定とすることもできますし、開催日時も好きに設定することができます。

会場利用料も安く、人員もそこまで必要なく実施できるので、コストを抑えることが可能です。

展示会場を選ぶポイント

展示会を開催する上でどの会場を利用するかはとても重要です。展示会内容がどれだけ良いものを考案したとしても、会場のせいで顧客満足度が低かったら意味がありません。

そこで失敗しないためにも、展示会場を選ぶポイントを開設いたします。

会場の雰囲気

展示会において、会場の雰囲気はとても大切です。自分たちがアピールしたい商品やサービスと会場の雰囲気が合っていれば、より良く見せることができるでしょう。

例えば、洋風な商品を紹介したいのに和風の会場では、商品の良さを存分に伝えることは難しいでしょう。来場者からしても違和感を感じ、この会場を選んだ主催者側に対して不信感を抱くかもしれません。

そのようなことにならないためにも、きちんと商品やサービスに合った会場を選ぶようにしましょう。可能であれば事前に会場に行って、自分の目で見て確かめることをおすすめします。

会場へのアクセス

新規顧客獲得にしても、既存顧客との親睦を深めるにしても、展示会を実施する上で一番大切な来場者。わざわざ足を運んでもらうなら、少しでもアクセスが良い会場にすべきです。

会場へのアクセスというのは、顧客満足度に大きく影響します。駅からのアクセスはもちろんですが、主要ターミナル駅からのアクセスも考慮するようにしましょう。

興味があるから行ってみようかな、という層が行きやすい会場の立地が望ましいです。駅から距離がある場合、シャトルバスを手配するようにしましょう。

絶対に行きたいという気持ちがなければ、アクセスが悪い場所へ行こうと思えません。会場へのアクセスが良好で、さらに複数の路線が通っていれば、より多くの集客が期待できます。

会場の広さ

展示会の規模は3タイプに分けられましたが、そのタイプ内で会場によって広さが異なってきます。どのくらいの人数を想定していて、そのようなスペースが必要かを考え、それが叶う広さの会場を選ぶようにしましょう。

商品を展示したいけど商談ブースもほしい、となるとそれなりのスペースが必要です。商品を見せる導線も考えなければならないでしょう。

狭すぎては展示した商品をアピールしきれないでしょうし、広すぎると閑散とした印象になりかねません。さらに、同じ広さの会場であってもつくりによってかなり違ってきます。

また、ホームページなどの写真だけでは広さは把握できません。会場の雰囲気同様に、広さについても実際に行って確認するようにしましょう。

会場の電波状況

展示会を開催する上で、会場の電波状況というのも重要になってきます。契約等をすることになれば、パソコンの使用は必須でしょう。

また、展示会の内容によっては来場者がSNSを利用することもあるでしょう。それによってさらなる集客が見込めるチャンスとなるため、スマートホンが繋がるか確認するようにしましょう。

会場によってはWi-Fiが繋がっているところもあります。事前の見学の際に、各キャリアの電波状況をチェックできると良いでしょう。

展示会場選びをしっかり行い、展示会を成功させよう｜まとめ

展示会を成功させるポイントとして、展示会場選びが重要です。自分たちがやりたい展示会に合った会場選びを、本記事の会場選びのポイントを参考にしてみてください。

もちろん展示会場選びがゴールではありませんので、展示会の目的をしっかり洗い出し、目的に沿った展示会を成功させましょう。